数字表单使人力资源专业人员能够简化许多关键任务和流程，从招聘和入职到福利、工资和绩效管理。
以下是六种类型的表单，可以在人力资源部门的手工工作量方面成就或破坏人力资源部门，以及数字人力资源绕过瓶颈的潜力的示例，否则这些瓶颈可能会干扰人力资源和整个企业的优化运营。
1.员工入职表格
简化人力资源从改变企业招聘新员工的方式开始。入职表格通常要求身份证明和就业信息，对于完成所有后续福利、税收和其他要求的材料至关重要。
对入职的要求因雇主而异，这些文件可能会发送给还没有资格远程或现场访问内部系统的新员工。随着大部分工作流程的数字化，新员工培训清单有帮助的互动指导可以改善新员工的体验。
当涉及到入职材料时，准确性是必不可少的。在此阶段所犯的错误有可能在未来几年困扰员工，除非在跨系统共享数据之前解决和修复这些错误。数字化的入职表格不太可能出现问题转录错误在由人力雇主或光学字符识别软件审查时。
2.雇员档案管理系统中的新雇员核对表
入职只是一个漫长过程的开始新员工必须完成的文书工作．为这些材料列一份清单对新员工很有帮助，并确保所有必要的表格和材料都已提交给合法就业。以下是新员工在工作的第一天可能需要填写和提交的一些数字表格或文件要求:
- 新员工培训形式:在入职期间发放的表格可能会要求提供身份信息和在企业运营的辖区内工作的合法能力证明。
- 福利登记:为新员工提供健康保险选择的表格，以及涵盖员工及其家庭的其他类型的保单，也需要用于某些职位。
- 系统凭证:获取登录到系统的凭证主要需要被授予访问权限，但是对于授权使用策略可能还需要其他表单。
- 工资信息:员工提交带有银行或直接存款信息的表格来领取薪酬。
一份全面的清单可能包括所有这些要求，但新员工和人力资源专业人士也都可以从每个领域更具体的清单中受益。核对表使员工更容易清楚地了解期望，并可以帮助人力资源部门确保在入职期间采取了每一项必要的措施。
具有自动化功能的工作流管理软件使人力资源代表能够向新员工分发正确的材料顺序。flux能够支持数据和文档的安全处理和存储，并可以通过预填写表单和提供其他形式的智能协助来加快登录速度。
3.人力资源文件管理系统中的差旅申请表
一旦员工进入系统，人力资源专业人员的任务是跟踪他们的工作需求。旅行是最常见的要求之一，以前需要大量的文书工作，现在需要填写电子表格。
雇员可能需要填写一份旅行申请表出差或申请带薪休假。无论员工是否需要提交商务旅行或PTO申请，以数字格式查找、填写和提交适当表格的能力都有可能加快审查和批准流程。
人力资源专业人士依靠表格来记录带薪休假、个人缺勤和无薪休假。组织保存的关于员工的文件必须是授权用户可以访问的，并且在其他方面是安全的，以限制责任。
4.费用报销表格和员工档案管理记录
报销费用的文件是另一种常见的形式，它通过组织特定的批准工作流。有几种方法可以实现这些表格的数字化，包括使用软件自动扫描收据或跟踪以兼容格式发出销售订单的供应商的购买。
费用报销表格通常有字段表示交易中涉及的金额、交易的性质、涉及的各方以及交易发生的日期和时间。所有这些信息都可能用于报销个人开支。
人力资源专业人员可能希望为给定企业中最常见的费用类型开发专用的数字报销表单。将这些表格数字化可以减少会计中涉及的文书工作，以及抄写错误和错位或丢失的记录。
5.每周工时表和员工档案管理记录
在持续的基础上生成和使用的表单是数字化和自动化的主要候选。纸质的时间表堆积如山，但是数字每周时间表便于跟踪和比较每周的工作时间，并在分析关键绩效指标和优化策略时使用此数据。
数字化工时表的好处始于员工。当在智能手机等数字设备上打卡打卡更容易时，员工更有可能记住与这些表格进行互动。flux提供了警报和通知选项，以提高响应率，这可以获得关于一段时间内生产力水平的更准确数据。
数字化工时表还为负责跟踪和评估员工绩效的人力资源专业人员带来了好处。能够从任何地方快速访问任何时间段的时间表，并将这些表中的数据提交到分析工具中，使得这些日常记录的数字化对人力资源专业人员和企业中采用这种方法跟踪员工出勤和贡献的所有其他员工都是有利的。
6.安全培训确认表格
作为培训证明的表格也很适合数字化。的安全副本的存储能力安全培训确认表格在发生事故时，可以证明这是非常宝贵的，因为事故引发了有关工人是否受过适当培训的问题。
许多企业都采取了数字化入职培训的措施。将模块链接到确认表单是跟踪员工工作进度的好方法。如果继续教育或持续培训是保持合规性所必需的，那么这些安全培训方法的确认表格也可能是有益的。
如何使用数字表单进行人力资源管理
人力资源和IT专业人员可以建立分发、接受、处理和批准数字表单的系统。大多数组织都可以通过分发数字文件来提高效率，员工可以在电脑、智能手机或其他设备上填写和提交这些文件。
人力资源和IT专业人员数字化的每一种形式和任务都有可能提高效率、生产力、数据访问和保留率，但单独采取这些措施只能到此为止。为检查表、文档和表单的分发、完成和提交实现集中解决方案，可以确保企业获得最大的数字化投资回报。
flux是一款工作流管理软件，它提供了一种集中式解决方案，用于以数字格式创建、分发、返回和处理表单。无代码的自动化资源和可定制的通知有助于及时审查、处理和批准数字表单。
