• 管理技巧

文档存储与文档管理解决方案

在过去的几年里,内容管理系统领域的噪音水平显著上升,因为不同的供应商试图从彼此之间争夺市场份额。最终的结果是,用户对于哪种解决方案最适合哪种目的产生了大量的困惑。让我们试着通过比较文档存储和文档管理软件(不是从产品特性,而是从业务需求的角度)来降低市场噪音。

首先,我们必须记住,任何软件解决方案都是为了使某些业务流程自动化而设计的,因此我们需要确定Document Storage和Document Management解决方案旨在解决哪些问题。188博金宝app下载

有什么不同?

文件储存系统首先是设计来帮助组织文档,并根据公司政策协助搜索、备份、存储和访问电子文档。金宝搏188入口它们通常不关心存储的文档中包含的内容,只关心索引它们以供搜索。

最受欢迎的云存储提供商包括Dropbox、Microsoft OneDrive、谷歌Drive和Box。

文档管理解决方案(DMS)188博金宝app下载另一方面,目标是自动化整个文档生命周期,从创建到归档。毋庸讳言,文档在整个流程中都是存储在系统中的;访问控制、索引和保留策略也被强制执行,但这些都是辅助功能。DMS的主要功能是提供一个框架,通过所有必要的阶段构建文档流。

让我们来谈谈DMS与在线驱动器不同的4个功能。

1.文档管理流程

文档管理工作流解决方案帮助您在整个公司自动化基于文档的流程188博金宝app下载。金宝搏188入口在系统内,可以创建和编辑文档,在同事之间共享以进行审查和批准,最后上传到云存储。

2.文件命名约定

对于需要在设备上输入文件名的现场工作人员和必须在云存储中对数百个文档进行排序和重命名的办公室人员来说,手动文档命名总是令人沮丧的。DMS软件提供了更智能的配置方式文件命名用于文档模板,并在所有文档中自动命名过程。每次在字段中填写表单时,都会自动应用命名约定,因此,存储中的所有文档都具有统一一致的命名。

3.与CRM的集成

文档管理系统应该很容易与第三方解决方案集成,如云存储、ERP系统、188博金宝app下载CRM工具等。通过这种方式,数据可以完美地从第一步(如表单预填充)传递到最终目的地(如云存储或数据可视化工具)。此外,DMS软件经常与eSign解决方案集成,以确保文档流不会因需要手动将数据从一个系统复制和粘贴到另一个系统而中断。188博金宝app下载

4.数据安全

在处理客户个人数据或健康信息等敏感数据时,数据安全性变得至关重要。企业层面的需求甚至更加严格。企业文档管理软件解决方案必须提供许多安全特性,例如:

  • 基于角色的权限
  • 数据加密在数据和静止状态下
  • 审计跟踪
  • 集中文件控制
  • 安全登录系统
  • 数据保留策略

很难说出最好的DMS,因为选择取决于所需的功能、部署工作、价格和其他因素。该领域的大玩家将是微软的SharePoint和Rubex。那些正在寻找具有快速部署和最小持续管理需求的更轻量级解决方案的人,可以考虑M-File188博金宝app下载s或flux。

结论

如果您正在寻找文件备份和存储,那么云文档存储解决方案将满足您的需求。如果您的公司具有金宝搏188入口具有签名者、审阅者和审批者的文档生命周期,那么您绝对需要仔细研究文档管理系统。寻找快乐!

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