工作流

什么是工作流?

什么是工作流?

一个工作流是一种自动化文档处理的方法。通过工作流程,用户和团队可以接收ipad上的文件,注释pdf文件,填写表格而且数字签署文档.所有这些文档都可以自动提交到流程的下一个步骤。

工作流是团队成员执行重复工作的模板。管理员的工作是对这样的任务序列建模,以实现业务目标,而用户只需要遵循配置的流程。这种分离使每个人都可以根据公司中的角色和当前的工作流程步骤专注于他们的核心能力,并将转换之间的技术例行程序自动化。金宝搏188入口

换句话说,工作流本身是必须执行的任务和操作的集合。

例如,下面是基本流程图,显示您的销售团队如何做捕获合同上的签名并抄送办公室及客户:

在工作流方面,它看起来像一些步骤:

1.您的销售代表从他的iPad上的特定文件夹中取出表单模板,填写它,并通过电子邮件将其发送给客户签字。

2.客户签署文件后,销售代表将签署的文件副本发送到您的办公室:

在您开始工作流之前,以下是开始建模流程的起点:

1)任务

  • 流程的业务目标是什么?
  • 你知道实现目标的具体行动流程吗?

2)参与者

  • 每个具体任务由谁来完成?
  • 您能否将用户组织成组以使工作流基于角色?
  • 你是让用户选择要处理的案例,还是直接分配给他们?

3)文件

  • 首先是谁创作了一件作品?
  • 你有所有要分发的文件类型的模板吗?
  • 贵公司目前在哪里储存文件?金宝搏188入口

你知道上面的答案吗?然后你就可以开始学习了创建工作流在下一篇文章中。如果您需要我们的帮助,请联系您的客户成功经理或我们的flux支持团队support@www.bas88.com我们永远在这里帮助你!

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创建工作流

开始前两步

在创建工作流,请务必准备好主要部件:

  • 将参与工作流的用户和/或组
  • 要共享的文档可以在flux存储或第三方存储之一中获得。

如何创建工作流?

要开始构建工作流,请转到配置->工作流,然后单击新的工作流程按钮:

要构建工作流,您需要:

  • 添加将应用此工作流的参与者(用户或组)
  • 为用户将在其设备上访问和使用的文档选择传入源
  • 为用户发送到下一阶段的文档确定提交规则

首先,请阅读下一篇文章步骤1。添加参与者

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步骤1。添加参与者

创建的第一步工作流正在添加参与者。可以选择单个用户,也可以选择用户组。若要将工作流应用于帐户中的所有用户,请选择所有用户

一旦参与者被添加,在左手边栏你会看到一个列表,你可以通过拖动块来改变,替换,删除,或添加新的参与者:

命名工作流

在左上角,输入工作流名称。该名称只对管理员可见,最终用户不会在他们的设备上看到它。

准备好之后,下一步是为选定的参与者创建提交规则。请继续阅读下一篇文章确定文档来源获取详细信息。

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步骤2。确定文档来源

每个工作流规则都是一对传入文档源和传出提交规则,它们控制用户在工作流的每个步骤中如何接收和发送文档。当然,每个参与者至少需要有一个Document源才能参与工作流

对于工作流中的每个参与者,您将需要定义文档源。这是分发文件的地方。

根据你的目标,你可以从下面选择:

  • 模板是一种文档源,最适合在需要分发空白表单和保护远程存储上的原始文件不被覆盖时使用。用户每次打开模板文件时,它看起来都与远程存储中的模板文件相同。用户填写完任何信息后,就会将一份副本保存到设备上的Drafts中,以备后续操作,而存储在存储空间中的原始模板则保持完整。
  • 内阁是一个文件夹,它反映了存储在远程存储器上的文件,使设备上称为机柜的部分中的一组用户可以访问这些文件。当文档通过Cabinet出现时,整个组都可以查看它们,但是,只有1个用户可以通过分配给自己来开始处理它。一旦将文档分配给特定用户,该组的其他用户就无法使用该文档。
  • 金宝搏188入口公司开充当您的存储和flux应用程序之间的镜像,并具有一组预先配置的操作。通过选择Company 金宝搏188入口Drive作为您的文档源,您将有几个操作选项可供选择:
    • 自动同步iPad和存储,保存所有更改远程存储上的链接文件夹的内容将同步到用户的设备。用户所做的所有更改都将同步回存储,即文件夹中的原始文件将被覆盖。此选项通常用于分发手册和任何类型的说明。
    • 自动同步iPad和存储,不保存任何更改远程存储上的链接文件夹的内容将同步到用户的设备。用户在设备上对文件所做的所有更改将仅保存在设备上的创建副本中,而存储上的初始文件将保持不变。
    • 手动下载位于远程存储上的链接文件夹中的文件和文件夹列表将显示给设备上的用户。文件只有在打开时才会被下载。用户可以对文件进行任何更改,这些文件只会保存在他的设备上。通常选择该选项是为了节省设备空间。
  • 我的收件箱是收件箱,用于以以下方式发送给单个用户的文档:
    • 管理员推送
    • 从其他用户重新分配
    • 后被客户退回远程签约
  • 集团的收件箱是收件箱,用于以以下方式发送给一组用户的文档:
    • 管理员推送
    • 从其他用户重新分配

一旦文档被重新分配给一组用户,整个组都可以访问它。一旦该组中的某个用户将文档分配给自己,其他用户将不再可以使用该文档。

  • 其他应用程序允许您的用户从iPad/iPhone上的其他应用程序打开文档到flux,对它们进行操作,并根据管理员预先配置的工作流规则进一步提交。

添加存储

选择文档源类型后,请选择文件存储,并选择用户将访问的文件的根文件夹或特定文件夹:

在选择工作流将涉及的文档源之后,您必须通过创建提交操作来确定对它们会发生什么。请跟随下一篇文章学习如何创建提交规则

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步骤3。创建提交动作

添加源之后,下一步是为文档添加提交规则。

第一个提交规则配置为创建提交规则按钮。根据所选的文档来源,相关的提交规则如下:

要自定义终端用户在设备和web应用程序上的“提交”按钮的名称,请轻按提交规则按钮编辑:

重新分配

此操作用于将文档从一个用户/组移动到同一工作流中的另一个用户/组。这样的路由不需要额外的存储或通过电子邮件发送。您可以从工作流参与者的下拉列表中预先配置文档将被重新分配给谁。

此外,如果用户需要能够选择收件人,则选择选择手动选择。

重新分配的文件到达我的收件箱(对于用户)或集团的收件箱(对于组)部分的设备。

通过电子邮件发送

此操作用于将文档从flux发送到任何电子邮件,而无需在字段中手动输入电子邮件地址和消息,从而浪费时间。您可以预配置收件人的地址、电子邮件主题、自定义消息和文档格式:

要添加预配置的收件人,请在“收件人”字段中输入他们的电子邮件。在每个电子邮件地址后,按下+按钮,添加下一个收件人。启用允许用户添加更多收件人如果您的用户需要自己添加全部或部分收件人。

以下是可用的文件格式:

  • 可编辑的PDF:整个文档作为一个可编辑的PDF文件提交
  • XFDF:提取并提交表单字段数据,而不是整个PDF表单
  • 平版PDF:整个文件以不可编辑的PDF文件提交(数字签名数据一旦文件被压缩,也会丢失)。

若要在电子邮件的主题中包含文档名称,请在主题字段中添加%document%。

注意:如果用户在此工作流中提交文件时工作流提交规则包含不正确的预定义电子邮件地址,则将向用户、管理员和flux帐户的所有者发送传递失败通知。

上传至文件夹

此操作用于将文档移动到远程存储器上的文件夹中。

数据存储支持以下三种格式:

  • 可编辑的PDF:整个文档作为一个可编辑的PDF文件提交
  • XFDF:提取并提交表单字段数据,而不是整个PDF表单
  • 平版PDF:整个文件以不可编辑的PDF文件提交(数字签名数据一旦文件被压缩,也会丢失)

还可以在目标文件夹中自动创建带有用户电子邮件标签的子文件夹。检查创建用户文件夹启用此选项。该文件夹是在用户第一次提交到存储时创建的。

通过HTTP提交

此操作用于将数据传输到预先配置的URL。输入目标URL并在相应字段中选择文件格式。

通过HTTP提交可执行如下格式和方法:

  • 可编辑的PDF:整个文档作为一个可编辑的PDF文件提交
  • XFDF:提取并提交表单字段数据,而不是整个PDF表单
  • POST值:从表单中提取键值对,并作为POST请求属性提交给HTTP URL
  • 扁平PDF:整个文档作为不可编辑的PDF文件提交(一旦文件被扁平,数字签名数据也会丢失)

回归本源

此动作用于内阁被选择为文档的源:

一旦用户提交了文档,它将自动上传到最初分发文档的源。

发送签名

当需要由Fluix以外的用户通过电子邮件发送文档并对其进行数字签名时,使用此操作。

对于此操作,请确保添加收件箱作为文档源。这样,一旦文档被签名并返回到flux,它将驻留在收件箱TAB键,然后可以到达最终目的地。

提取数据

此操作将从已完成的pdf中提取数据到报表中,以供管理员使用数据部分。

提交可以包含几个动作,例如通过电子邮件发送和保存到存储,一旦触发就会同时发生。

上传至CRM/ERP

1.首先,您需要导航到flux管理门户中的工作流构建器(配置- - - - - - >工作流- - - - - - >新的工作流程),并创建一个新的上传至CRM/ERP提交规则。

2.在您准备好它之后,您必须根据您的需要和相关服务的API集成需求来配置它的参数(端点url、头值、HTTP方法等)。请注意,这些需求根据您想要集成的服务而有所不同。因此,这是您的入站IT专家可以加入或何时向我们的支持团队寻求帮助的正确地点。

3.保存工作流中的更改。从那时起,每次提交文件时,数据都会自动上传到系统。

可供选择的提交操作

当工作流要求用户能够选择文档移动的方式时,就需要其他提交操作。创建第一个提交操作后,按备选提交规则按钮开始创建另一个。

选择提交操作后,可以发布工作流。有关详细信息,请阅读下一篇文章发布工作流

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步骤4。发布工作流

以防你还没做完工作流,你可以稍后再这样做,然后单击保存草稿完成后.完成后,单击保存和发布工作流。一旦完成,工作流参与者将访问在此工作流中预配置的文件夹和文档。这就是为什么我们建议您在发布工作流后立即测试它,以确保它是按照您期望的方式构建的。

有用吗?请随时与我们联系support@www.bas88.com如果你有任何问题或意见。

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工作流配置

对于每个工作流,您可以创建单独的配置:

  • 将文档保存在应用程序的Completed部分-保存并存储最终用户在其设备和web应用程序上提交的所有文档。用户不能删除其设备上已完成的文档,但可以在iOS设备上的应用程序设置中调节其数量。我们建议在处理敏感数据(如信用卡信息或终端用户不应该经常访问的任何其他数据)时关闭此设置。
  • 在发给签名者的“已发送以供签署”的最终电子邮件中包含已签署的PDF附件-允许签署人在签署文件时在其最终电子邮件中收到附件PDF文件。
  • 通过“通过电子邮件发送”提交规则仅将文件作为链接发送-发送您的所有文件作为链接在特定的工作流程一旦通过电子邮件发送已应用提交规则。
  • 为工作流中的文档设置截止日期-允许您在用户设备上的“我的收件箱”、“组收件箱”或“草稿”阶段确定文档的到期日期。一旦到期日到来,文档名称旁边就会出现一个“过期”标签,并发送包含过期文档列表的电子邮件。此外,您还可以设置自动电子邮件通知,以提醒同事对您指定的时间段内位于flux中的文件采取行动。
  • 设置摘要邮件的频率-允许你决定多久你的用户或/和管理员将收到关于文件过期的电子邮件通知。有关如何设置此类通知的更多信息,请访问邮件通知

这有用吗?在下一篇文章中了解工作流文档状态或通过support@www.bas88.com如果你有任何问题或意见。

探索flux的特性和流程

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文档状态

工作流节,您可以找到文档状态选项卡,该选项卡提供有关工作流中所有文档当前状态的信息。

若要跟踪所有工作流程中的文档,请转到文档状态标签下的文档部分。

文档可以有以下状态之一:

  • 我的收件箱-文档已经分配给用户,但用户还没有开始处理它,或者通过远程签名对文档进行签名,并返回给用户,以便根据下一个工作流规则提交它。
  • 草稿该文档目前正在由特定用户处理,但尚未提交。请注意,在iPad上的“Outgoing”选项卡中的文档将被列在“Admin Portal”的“Drafts”下,直到从iPad提交为止。
  • 集团的收件箱文档已分配给特定的组,但还没有任何组成员开始处理它。
  • 发送签名文件已经送去签字了,但是还没有签字。
  • 完成该文档已经过了完整的工作流程。
  • 删除。文档已从用户的设备或web管理门户中删除。此标签将显示在显示已删除扣子扣上了。

可以通过单击列标题按名称对文档进行排序。

该列表包括100份最后的文件。要查看以前的文档,请向下滚动。

通过选择任何文档,您可以执行以下操作:

  • 显示历史如需查看初始文件来源、文件修改时间及其状态和受让人,可打开或下载文件修改。
  • 开放查看它的文档。
  • 下载将文档发送到管理员的计算机,而不需要将其从工作流中删除。
  • 重新分配将其从一个工作流参与者移动到另一个(用户或组)的文档。这将从当前受让人的设备中删除文档并将其转移到新设备中,并保存当前设备所做的更改。
  • 重新提交提交失败的文件。
  • 无效发送签名的文档,需要返回到设备上用户的“我的收件箱”选项卡。
  • 删除来自用户设备和Web管理门户的工作流文档。

若要查看管理员或用户删除的文档,请单击显示已删除.请注意,该列表将省略那些根据保留策略删除的文档(参见安全设置部分)。

您还可以导出具有或不具有文档修订历史记录的文档列表。

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模板同步状态

模板同步状态节位于模板被选择为文档源的每个工作流中。在本节中,您可以查看用户iOS设备上模板文档的同步状态。那些访问Fluix来自web浏览器总是最新的,他们的同步状态没有显示在这里。

有三种同步状态:

  • 最新的(绿色复选标记)-表示设备与公司服务器完全同步,用户拥有模板文档的最新副本。金宝搏188入口
  • 过时的(红色十字)-表示用户还没有登录到应用程序,或者同步还没有正确完成。
  • 不可用(黄色感叹号)-表示直接同步到设备且同步状态不可用的存储(FTP、SFTP、Share File)。

点击用户查看完整的详细信息,包括设备列表、存储名称和同步状态,以及最后一次同步的时间:

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复制工作流

您可以复制一个现有的工作流然后修改任何细节,包括参与者、文档来源,并根据需要提交规则。要做到这一点,请遵循以下步骤:

步骤1。复制工作流

配置>工作流部分,选择要复制的工作流,然后单击重复的

一旦创建了一个副本,在左上角命名,并根据需要开始编辑。

步骤2。改变参与者

要更改参与者,请单击铅笔与会者名称旁边的图标。你会发现两种选择:取代删除

选择取代选项,从下拉列表中选择新与会者。

步骤3。更改文档来源

您可以更改文档源的类型或选择要连接的不同文件夹。若要更改文档源的类型,请单击铅笔文档源旁边的图标,然后选择取代选择。

为了在保持现有文档源类型的同时更改连接的文件夹,单击当前文件夹的名称并连接一个新文件夹。

然后您将看到一个弹出窗口。单击回到原点按钮,重定向到连接的存储的根文件夹。

如果您还想更改连接到工作流的存储,请单击当前连接的存储的图标并选择一个新的存储。

步骤4。修改提交规则

重新分配提交动作,更改将由Fluix自动完成。为上传至文件夹提交操作,请确保连接一个新文件夹。

第5步。重命名工作流

重命名屏幕左上角的工作流,然后单击保存和发布按钮激活。

您的工作流现在可以使用了。

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删除工作流

在工作流列表中选中待删除的工作流,单击删除

如果工作流包含尚未完成的文档,则它将被移动到存档状态:

如果您不需要这些文档,请选择存档工作流并单击删除再次:

或者,您可以等待,直到您的用户完成所有正在进行的文档,工作流将被自动删除。

已删除工作流中的完整文档仍可在文档状态在管理门户和完成选项卡在用户设备上(如果各自设置将文档保存在应用程序的Completed部分中启用。工作流配置部分)。若要删除它们,请执行文档状态,选择文档,单击删除

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推送至工作流

将文档从您的PC、通量存储器或远程存储器直接发送到工作流,使用推送至工作流选择。如果推送给单个用户,他/她将看到它我的收件箱在设备或web浏览器版本上,如果文档被推送到一组用户-他们将在集团的收件箱.各自的我的收件箱集团的收件箱源应该在工作流中配置。在用户接收到文档之后,他们将对文档进行操作,并将它们提交到工作流的下一个阶段,因此请确保工作流中配置的提交规则符合您的期望。

只有包含多个pdf的pdf和ZIP存档才能推送到工作流中。每个文件可以发送的最大文件大小为400mb。

选择一个工作流,或者在工作流中单击把文档按钮:

  1. 在弹出窗口中,选择此文档将转到的用户或用户组。
  2. 附加PDF文件或。zip文件夹。
  3. 如果需要,添加消息:
  4. 新闻

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在Fluix云外配置工作流

在flux中,您还可以将内部存储(例如,在企业防火墙后面或on-prem)连接到flux工作流。文件将直接同步到flux服务器以外的iOS设备上的flux应用程序。在这种情况下,flux工作流将仅限于我们的“公司驱动器”选项。金宝搏188入口金宝搏188入口Company Drive可以作为存储和flux应用程序之间的镜像。它可以以多种方式配置,您可以读取更多的在这里。

内部存储选项将提示用户在iPad或iPhone上访问文档时输入他们的凭据,从而消除了为每个用户创建单独工作流的需要。

设置

1.去配置在管理门户,然后选择远程存储

2.点击连接存储向下滚动到内部存储你可以选择WebDav或sFTP连接。

3.连接存储之后,可以继续进行工作流设置。去工作流->新的工作流程,在下拉菜单中选择内部工作流程并继续构建工作流。

注意,这种类型的工作流不支持任何提交规则。带注释的文件既可以保存为设备上的本地副本,也可以同步回存储(参见下面截图中的选项)。

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