基于文档的工作流

大多数组织在日常运作和保存记录时都依赖文件。如果文档开发，共享，批准加工是企业常规操作程序的一部分，文档工作流软件可以简化这些措施。就绪可用性和受控访问的直接影响可以为提高生产力和安全性的累积收益铺平道路。了解更多关于如何实现文档管理策略和工作流软件的好处。

实现工作流文档管理

一个组织寻求实现文档工作流管理方法来降低效率，首先应该规划文档如何在工作流中移动。对于组织的利益相关者之间信息遵循的模式和程序的基本认识，对于阐明和实现更高的信息管理标准是至关重要的。

自动化工作流以优化您的业务操作

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无论您的目标是自动化还是控制对敏感数据的访问，重要的是工作流是可定义的和可重复的。这些优先级对于管理和优化一致性和效率的步骤是必要的。更清晰地理解工作流程的组成部分对于问责制也是必不可少的。

基于文档的工作流最佳实践

具有文档驱动工作流的企业应该确定处理数据的最佳实践。清晰的文档工作流定义和程序步骤的分解对任何组织都有帮助。

工作流包括每一个操作过程，并说明所有动作和子过程。文件的创建、修订和批准可以在任何阶段进行。以下是工作流中文档使用的一般阶段:

• 文档创建:指定的代理将创建文档作为工作流的一部分。
• 文档路由:文档被路由到授权的代理。
• 文档审查:这些代理根据需要检查和修改文档。
• 文档审批:文件由授权代理人批准。
• 文档存储:一份文件被记录下来，以便将来在审核或记录中收回。
• 文档删除:不再需要的记录应该安全地清除。

具体步骤在文件审批流程可能会根据记录的类型和组织的工作流程而有所不同。根据数据的敏感程度，可能需要在传输期间或休息时对文档或文件进行加密。在某些情况下，文件应该永久保存。在其他情况下，批准的删除方法可能是使用工作流进行文档管理的定义过程。

优化文档工作流的选项

涉众应该努力优化文档的每个阶段工作流过程．从减少输入数据的错误开始188.博金宝．对于依赖于手动输入的派生方法尤其如此。自动化接收由实地测量或跟踪设备记录的信号也可能有帮助。使用最准确的数据开始任何文档工作流对于获得高质量的结果都是必不可少的。

一旦数据被包含在文件中，重要的是，这些文件指向有权审查、修改或批准这些材料的利益相关者。使用文件工作流程软件，对路由、审查和批准阶段的效益最大。像flux这样的平台可以绕过工作流中有可能在关键点延迟操作的步骤。

通过允许授权代理审查和更改元素，同时确保活动表单到达预期的目的地，该软件能够极大地优化工作流的中间阶段。文档不太可能在涉众之间来回切换，也不太可能在混乱中丢失。组织还可以从协作特性中受益，这些特性使实时共享和编辑文档的单个版本成为可能。

无纸化是大多数组织的最佳选择。从文件创建到审查和批准，访问、编辑和存储数字文件更容易和更有效。纸质文档更有可能需要在工作流中的某个点上手动输入，这有很高的引入错误的风险，可能会降低工作效率。

维护文档存储的中央数字中心，特别是为外地和办公室的利益相关者提供基于云的资源，通常是最佳运营的最佳选择。这个集线器必须具有控制访问所需的安全特性，并允许符合相关法规的安全存储。

文档工作流自动化的方法

制作文件管理系统工作流图是提高材料创建、编辑、共享、审查和批准效率的第一步。这些一般步骤是指导原则，可能有助于更清楚地了解特定企业中的工作流。

特定于文档或更广泛的操作工作流的任何分解都必须考虑到动作和子流程级别的每个任务，同时还考虑到负责文档生成、审查和批准的各个代理。这些工作流映射是特定于行业的，并且在操作之间有所不同。一旦地图到位，使用正确的软件可以促进高效的自动化。

诸如flux之类的一体化解决方案对于通过生成文档非常有用表格填满和协作，同时还支持电子签署和审批措施。从数据的数字化到向工作流中的涉众提供文档，此解决方案提供了企业管理文档工作流的任何方面所需的一切。

管理文档工作流的好处

工作流和文档管理可以减少跨操作流程的低效率。了解工作流中的每个阶段和子流程的主要好处之一是能够将操作的更多方面自动化。自动化可以节省时间和人力，并且可以大大减少通过手工数据输入或在文档创建或修改过程中输入的错误。

减少冗余和文档可能成为竖井和阻碍工作流的点对任何组织都是有益的。改进文档创建、共享、协作和存储的标准也有助于审计和法规遵从性的目的。

使用软件来管理和自动化工作流的更多方面，可以提供警报和状态指示器，使操作按计划进行。Fluix等平台的广泛报告功能也有助于实现全局分析。效率低下或出现错误的地方可以通过无需代码的直观平台来解决，该平台易于与组织中正在使用的其他系统集成。

评估和改进文档工作流程

虽然在实现管理软件之前确定文档工作流中的所有阶段可能会有所帮助，但只有当有强大的平台可用于管理操作的各个方面时，这些信息才具有可操作性。识别文档的创建、分发、审查和批准所涉及的每个步骤，可以最大限度地利用诸如基于角色的访问控制和添加并行分支以支持顺序工作流的能力等特性。

继续依赖纸质文档的组织不太可能以最高效率运行或实现最高的准确率。复制文档、手工分发方法以及在数据输入过程中人为错误或关键信息在混乱中丢失的风险会降低任何企业的生产力。了解更多关于文档工作流软件如何使您所在行业的企业受益的信息，并申请一个文档工作流软件免费试用Fluix的今天。