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文档管理软件

世界上绝对没有一家公司一天不查看或共享文件。金宝搏188入口不管你从事什么类型的业务,这些记录包括发票、营销材料、小册子、技术文件等。它是业务工作流的自然组成部分。问题是,我们越依赖文档,就越需要适当的文档管理软件来跨部门管理它们。即使是最有生产力的员工也会遇到这样的情况:他们无法找到所需的记录,并花费数小时寻找正确的版本。这就是文档管理软件系统发挥作用的地方。

什么是文档管理软件?为什么你的业务需要一个?

文档管理,通常称为文档管理系统(DMS),是企业团队自动组织、存储、管理、跟踪、共享和编辑数字资产的一种方式。尽管大多数企业文档管理系统都在云中存储文件,但它们不仅仅是资产的云存储。

当你在思考为什么你的公司需要DMS软件时,请调查一些统计数据:金宝搏188入口

正如您所看到的,与适当的文档管理工作流相关的问题非常多88%的员工报告说,他们需要在线解决方案来克服这种数字混乱。

文档管理自动化有助于促进公司的工作流程,并管理整个组织的所有资产。金宝搏188入口良好的云文档管理系统有助于将所有信息组织在一个地方,协调跨部门的各种文档协作,遵守政府法规,并与世界各地的外部方共享文件。在这种情况下,云DMS成为参与业务通信的所有各方的真相来源。这样的系统可以帮助您的企业在竞争中保持领先地位,并将员工的效率提高到新的水平。


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探索文档管理软件的5个好处

根据上面的统计数据,当你的员工不能在正确的时间找到正确的文件时,花费的时间可能会导致数千美元的损失。文档管理自动化在使组织中的文档流动更高效、快速和简单方面起着巨大的作用。

通过引入文档管理软件系统,您的公司将获得很多好处:金宝搏188入口

  • 为现有文档创建中央存储库-清理数字混乱。现在,您的团队将拥有组织内所有文件的一体化位置,并且可以在几秒钟内找到任何所需的文件。
  • 实现无纸化,降低成本研究表明,公司可以削减开支每年4万美元R,介绍了一个在线文档管理工作流。你的企业得到的另一件事是可持续发展之路,因为你关心环境,并加入全球生态友好型企业的社区。这样的方法可能会加强你的品牌,并吸引关心可持续发展的新客户。
  • 简化员工的工作效率-根据麦肯锡的一份报告,员工平均每天花1.8个小时,每周9个小时,用于搜索和收集信息。通过机载文件管理系统,每个队友都可以从任何设备或位置获得所需的信息。现在,员工们有时间做更具创造性和战略性的任务,帮助他们的组织发展。
  • 保障资产安全-最好的文件管理系统控制对公司各种文件的访问。金宝搏188入口DMS软件允许您为企业内外的每个团队成员设置访问权限。也可以设置关于记录修改的通知。通过这种方式,管理员可以在每个时间点控制谁查看、评论或共享文件。额外的好处是可以控制各种外部威胁,包括网络钓鱼攻击、病毒和其他恶意软件。
  • 支持合规实践-根据行业和业务管辖范围的不同,您的公司要遵守各种法规。金宝搏188入口某些记录有特定的要求,无法遵守隐私准则,以及州或联邦法规可能会导致罚款甚至刑事指控。文件管理系统软件有助于您的文件保持有序,确保电子记录管理,并及时和安全地销毁所有记录。

如何选择DMS解决方案?

在选择DMS解决方案时,重要的是要了解它可以为您的业务流程做什么。我们建议文件管理软件系统具备以下特点:

  • 云存储-所有文件的集中位置,任何工作人员都可以从任何地方的任何设备访问它们。
  • 强大的搜索能力-帮助快速浏览文件名和记录内的内容,以便员工可以轻松找到他们正在寻找的东西。
  • 轻松协作与共享-为员工在组织内的各种资产上同时协作提供了一个空间。系统必须通知文件的每一个新的注释和修改。在必要的情况下,员工应该能够迅速与外部各方包括政府当局分享资产。
  • 文件命名约定-如果你不以正确的方式命名你的文件,很可能你所有的文件管理系统都不会有效。如果没有命名约定,您将不容易找到您的文件,因此构建符合您需求的命名方案是一个好主意。您可以根据文件的创建日期或按照其内容类别命名文件。还有一件好事是使用版本号和日期来跟踪文件中的更改,并轻松找到最新版本。
  • 文档编辑器-有了这个功能,很容易执行各种文件类型的内联编辑。它帮助用户实时编辑文档,简化工作流程。
  • 安全和访问控制-保护企业免受任何未经授权的文件访问,并确保只有正确的人才能访问文件。这种保密性可以防止重要的商业信息流入可能损害您的声誉的坏人之手。
  • 版本控制-确保公司及其员工始终了解其数字资产的最新版金宝搏188入口本。
  • 与第三方软件集成-您的DMS系统与各种其他平台集成以支持日常工作流程是至关重要的。这种方法保证了数据的准确性和一致性。与电子邮件客户端的集成允许与供应商、客户端和队友共享文件。
  • 审计跟踪—查看文件的修改路径,跟踪文件的开发历史。审计跟踪有助于验证谁对文件进行了处理,以及何时进行了修改。
  • 移动接入考虑到世界正变得越来越移动化,越来越多的人愿意边走边处理文件。您选择的软件必须支持移动界面,并允许管理员和用户从移动设备实时访问文件。

DMS系统实施中存在哪些潜在问题?

让我们想象一下,您决定在公司引入文档管理系统软件。金宝搏188入口很明显,这个系统将简化您的文档管理工作流程,但是您担心如何让您的团队为更改做好准备。

在这一点上,有几个问题需要考虑:

  • 谁将负责实施?-当所有的员工都忙于自己的任务,不想关心新的解决方案时,这是一种常见的做法。作为一名管理者,你的职责是解释参与各方的利益,并找到最受益的解决方案的支持者。因此,您可以跨部门共享实现职责。在这方面,让公司内部熟悉产品的技术专家和DMS系统方面的专门代表是很重要的。金宝搏188入口
  • 实施期限多长?-你可能听说过学习曲线,这意味着任何专家都需要一定的时间来掌握新程序。选择具有直观界面和完善的客户支持的企业文档管理软件,以简化集成过程。不要指望数字化转型在几天内就能完成,给你的员工时间来适应新的现实,并对他们的用户体验提供持续的支持和反馈。在员工反对的情况下,你应该发起一个公开的讨论,听取每个人的担忧,并解释系统所能提供的所有好处和便利。
  • 如何获得预算批准?-在许多组织中,说服所有者购买新软件可能不是一件容易的任务。幸运的是,大多数应用程序都有免费试用期,您可以在此期间测试系统并准备分析报告,以显示其对公司流程的影响。金宝搏188入口当然,当经济利益明确时,更容易做出决定。

正如您所看到的,为数字工作流转换做准备是很容易的,您只需要做出决定并开始。我们在Fluix开发了一个轻量级的文档管理软件解决方案,任何业务,这将有助于提高您的生产力和自动化当前的文档工作流程。如果您关心对公司文档的控制,希望消除手工文书工作,简化团队协作金宝搏188入口,并合理利用时间减少业务上的人为错误,那么flux应该成为您的选择。

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