文档工作流管理

有些组织很少生成实体或虚拟文书工作。企业所在的行业监管越严格，这种情况发生的可能性就越小。建设公司和保险公司就是产生大量文书工作的好例子。文档管理流程可以帮助这些和其他公司管理检查清单，工资信息和保险政策。

什么是文档工作流管理系统?

文档工作流管理软件为公司提供了必要的工具来集中他们如何生成、处理和存储文档。该领域的软件选项集中于数字化文档。这一步可能伴随着一个优化和自动化金宝搏188入口工作流程的大目标。

例如，考虑建筑工地管理员的工作。他致力于客户满意度和工人安全。在每个工作日开始时，他都会完成一份检查清单，以确保所有安全措施都到位。然后，在每个工作日结束时，他会回来看看工人们取得了多少进展，并检查质量问题。

没有效率的公司工作流管理工具可以用剪贴板、纸和笔做这些检查。有些人根本没有书面流程。通过投资适当的软件，管理员可以使用平板电脑或智能手机完成他的检查清单。这些信息不需要实际归档给项目经理，而是自动上传到公司服务器，项目经理可以立即访问。金宝搏188入口

文档工作流管理的一些特性是什么?

您选择的工作流管理系统所提供的具体工具取决于提供者。根据您的业务需要，您可以从自助餐中选择什么:

1. 创造:使用工具来创建您更经常依赖的表单或检查列表。有时，这就像扫描纸质副本一样简单。
2. 批准:审核、编辑、批准或拒绝其他员工提交的文件，如发票。
3. 存储:正确地存储文档并设置权限，以便只有那些应该访问的人才能打开、查看或编辑特定的文件。
4. 检索:通过快速搜索特定数字、名称或其他识别信息来查找文档。
5. 跟踪:轻松确定谁打开、编辑、提交或审阅了特定文件。

使用文档工作流管理的好处是什么?

数字化纸质文档听起来是个好主意，但它如何影响你的业务和底线呢?它真的能帮助你提高销售额或降低成本吗?

精益操作

一项研究曾经发现，即使在科技行业，员工也会花钱差不多五个小时每周只找文件。最大限度地减少人工文档、归档和文档搜索所花费的资源，可以帮助公司节省购买更多纸张和墨水的费用。

劳动力成本

精益操作的一个重要资源考虑因素是人力。自动化的成本通常每月仅为20美元。这比支付加班费或在繁忙时期雇佣临时工要少得多。拿薪水的人也喜欢不需要在同样的薪水下做更多的工作。

问责制

在线互动会留下面包屑文档工作流管理软件是专门用来追踪这些的。知道谁负责创建或修改文档可以更容易地让员工对自己的行为负责。这可以帮助公司兑现其诚信承诺。金宝搏188入口

安全

在安全性方面，您不仅需要保护您的文档不受小偷的侵害，还需要防止自然灾害。例如，如果你的办公地点遭遇飓风或火灾，你可能会丢失所存储的文件，或者未经授权的人可能会进入。把它们存储在网上确实会让它们更容易受到网上小偷的攻击，但也有适当的安全措施来降低这种风险。

存储

如果您的业务生成了大量文档，那么您可能会因为需要找到一个安全的地方来存储它们而感到不知所措。即使不考虑已经讨论过的安全问题，存储所有必要的纸质文件所需要的巨大空间也可能变得不切实际。在云端存储文件所占的空间，只相当于你手上或桌上的设备，而你需要这些设备来访问这些文件。

合规

工人们往往无法跟上进度合规要求，因为这个过程是多么乏味。将流程数字化可以增加员工遵循流程的可能性。这可以从正确存储工资文件到完成检查。跟踪功能还可以更容易地证明是谁完成了这项操作，以防公司面临不合规的指控。金宝搏188入口

数据分析

当你将流程数字化并自动化时，它就产生了188.博金宝．您可以使用这些数据来计算关于您的团队的特定指标。这可能包括以下内容:

• 完成一项任务需要多长时间
• 一个工人在一小时内可以完成多少次某项任务
• 员工在一天中的不同时间段的工作效率如何
• 团队会议持续多长时间，这对生产力有什么影响
• 在这个重要的行业中，认可与拒绝的比例
• 每个销售人员的顾客满意度

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