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表单自动化软件

为什么您的业务需要表单自动化软件和数据收集表单应用程序?

效率是任何高绩效业务的关键,而业务流程的数字化对于这种效率至关重要。对于任何计划在竞争中胜出并简化工作流程的公司来说,数据数字化都是最重要的任务之一。金宝搏188入口这个过程的一方面是应用数字过程自动化软件来动态处理数据表单。

任何业务都需要数据收集表格,尽管它们很不方便。从采购订单到旅行请求,这些表单是不可避免的,通常需要长期处理。员工、主管和高级管理人员在填写、签署和分发各种表格上浪费了很多时间。不幸的是,即使在21世纪,许多公司仍然手动执行纸质工作流,每年损失数千个有效工作小时。

纸张工作流程还有其他挑战,包括:

  • 不专业的外观
  • 有足够的时间上交和交付
  • 信息不准确、难以辨认和缺失
  • 处理时间
  • 在需要的时候找不到必要的表格

与人工数据收集处理相比,表单自动化效率更高。表单自动化简化了工作流程,节省了工作人员的时间,减少了错误。了解移动表单解决方案的好处,并选择适合您业务需求的数据收集应用程序。188博金宝app下载

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什么是移动表单和表单自动化?

什么是移动表单?

移动表单是移动设备上的数字表单,看起来就像在各种公司工作流程(如报告、检查或审计)中使用的传统纸质表单的副本。金宝搏188入口使用移动表单应用程序,你可以通过智能手机或平板电脑创建和提交表单。

什么是表单自动化?

表单自动化是使用特定的表单自动化软件创建公司纸质表单的数字版本。金宝搏188入口您可以使用表单自动化来消除公司内部的文书工作,并开始数据数字化,创建计算机化的表单版本。金宝搏188入口执行表单自动化后,您可以轻松地进行电子数据捕获,与员工和客户共享表单,在几秒钟内找到它们并安全地存储在公司存储器中。金宝搏188入口

探索商业移动表单的具体特征

表单自动化软件可以帮助您的公司开始业务流程的数字化。金宝搏188入口这里的主要问题是——哪种解决方案最适合您的特定业务需求,哪些特性对其有效性至关重要。

在这里,我们准备了在选择表单自动化软件时要考虑的最重要的特性:

  • 动态自定义逻辑-解决方案必须将您的组织复杂的纸质表单转换为简单而直观的移动应用程序。所有组织流程都应该根据公司内部开发的内部逻辑在应用程序中重新创建和自动化金宝搏188入口
  • 预填充数据-使用日期和时间戳信息自动填充表单。该软件必须利用表单中的历史数据和自动选择,使用特定的建模技术。
  • 手机表单应用-员工必须在他们喜欢的设备上使用该软件,包括智能手机和平板电脑。在必要的情况下,移动数据收集对于在移动中执行工作至关重要。
  • 参与者警报-简单的通知电子邮件或系统警报可以在用户准备好工作流步骤后立即发送,允许用户立即完成该步骤
  • 响应式任务管理-必须自动通知用户有关后续行动,升级和警报。新任务是根据特定的响应动态开发的。
  • 自动报告-软件必须进行填充、过滤和分发188.博金宝在预定的时间内通过所需的联系人列表。
  • 相关的集成-找到能够无缝连接到其他平台的工具,将数据发送到需要的地方(如CRM,电子邮件营销平台,或谷歌电子表格)
  • 离线数据收集-该软件必须执行离线数据捕捉和自动填写表格时,您的设备没有连接。表单的更新在连接恢复时开始。
  • 高级表单功能-用于注释和草图,地理定位,录音,QR和条形码扫描,电子签名,公式字段,图像等。
  • 调度-表单必须按照特定公司的工作流程规则分派和交付。金宝搏188入口

研究移动表单的类型

表单自动化软件通常支持各种移动表单类型,如web表单、pdf、word和excel电子表格。它们基于组织内每天创建的典型文档。正如我们前面所讨论的,表单自动化的作用是将现有的纸质表单复制为数字格式。员工必须以尽可能简单的方式完成业务流程的数字化。

让我们探索几种类型的移动表单,研究它们的优缺点。

  • Webform-是最简单的移动表单,只有几个字段需要填写。这种简单性是它的主要优势,但其他任何功能都不可用。在大多数公司中,它将只是带有几个字段的文本表单。
  • pdf文档-最流行的移动表单,看起来像工作流中使用的原始纸张。它可以看起来像你的品牌文档,有公司的标志、特定的配色方案和字体大小。金宝搏188入口这是这种形式的主要优点。但是,如果您需要在表单中进行任何特定的计算、下拉列表和安全设置,那么实现起来并不容易。您将需要额外的资源和时间来适应您的需求。
  • Word和Excel电子表格-它也是基于现有文档创建的流行的移动表单类型之一。这样的表单可以很容易地创建和编辑,但安全问题和有限的功能使它们与pdf相比不那么受欢迎。

当您选择表单自动化软件时,请检查它是否具有所有移动表单类型的功能,以自动执行企业移动数据收集。它还应该具有帮助开发遵循业务工作流需求的传统表单的附加特性。

移动表单自动化的好处

将移动表单应用程序集成到业务工作流中可以将公司的生产力提高到一个新的水平,并改善日常工作流的各个方面:金宝搏188入口

  • 提高生产力-像移动表单这样的自动化软件减少了组织内的多任务处理。自动完成信息采集、上报和存储。因此,员工可以在战略任务上工作,将所有常规操作留给移动表单。
  • 提高团队协作-移动表单可以在整个团队中分发工作订单,并从参与项目的各个员工收集信息。他们可以快速轻松地收集所有必要的信息,并将其放置在安全的存储场所。员工们不会花时间寻找合适的文件,而是有更多的时间来完成战略任务
  • 减少数据收集的时间-移动表单允许您以最快的速度收集相关数据。因此,企业可以更快地访问必要的数据,提高运营效率
  • 减少碳足迹在这个时期,企业变得更加环保,关注可持续发展技术,这为替代文书工作提供了绝佳的机会。这种方法还将有助于降低成本,同时保护环境。
  • 随时访问所有系统-移动表单应用程序允许在任何地点和任何时间控制业务工作流程,简化流程。

移动表单在各行业中的应用实例

事实上,移动表单软件解决方案对任何业务都很有用,特别是对于那些188博金宝app下载位于离线区域或远程工作的企业。当您的企业位于农村或山区,互联网连接有限时,表单自动化可以真正提供帮助。移动表单的离线功能允许用户在离线表单应用程序中填写它们。对于那些在需要时可能无法访问纸质表单的远程工作者来说也是如此。

让我们来看看跨行业移动表单应用的一些例子:

  • 运输-在这里,移动表单是最有用的车辆检查.表单自动化有助于快速收集数据,即使在脱机模式下也是安全的。检查人员可以为FAA和DOT等法规创建表格,并定期更新。经理可以确保员工在检查过程中按照指示进行,并可以实时检查他们的工作。
  • 建设-施工周期中涉及的所有文件都可以自动化,包括合同、维修模板、时间表、检查报告和承包商跟踪活动。移动形式成为完美的工具施工项目经理让他们能够控制和简化文档工作流程。
  • 设施管理- - -在该领域工作的公司可以从不同地点的数据收集表格中受益,简化向总部的报告。典型的报告,如工作订单、检查清单、合同、成本估算,都是在几分钟内创建的,并在相关各方之间分发。此外,数据存储在一个中心位置,方便任何员工访问。
  • 能源及公用事业- - - - - -能源和公用事业公司可以从法规遵从性报告、收集各种地理标记数据(包括照片、音频、视频和签名)的表单、安全调查和工作单的自动化中获益。移动表单应用程序有助于简化现场数据的收集和共享。
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